Igal päeval saadetakse maailmale 183 miljardit e-kirja. Me ütleme teile, kuidas veenduda, et teie kiri ei kaotata üldmassis. Nii et saaja mitte ainult ei saatnud teda korvi, vaid vastas ka talle positiivselt. Ärikirja kirjutamise reeglid on kõigile kasulikud. Ilma erandita. KUIDAS KIRJELDIS SISUKORD?
Traditsiooniliselt on vaja alustada: "Kallis Ivan Sergeevitš, tere!" Toimus juhtum, kus üks suur kompanii oma kirjavahetuses muutis klassikalist apellatsiooni "Kallis", et "kallis". Ja kuigi tundub, et emotsionaalselt kaebus muutus soojemaks, olid partnerid tähelepanelik. Mitte mingil juhul ärge kasutage tervituseks sõna "hea päevaaeg" - esiteks, keegi ei räägib elus, ja teiseks võib tekkida mulje, et teile ei huvita kirja saamine.
Kas ma võin kasutada SMILE KIRJUTATUD?
Kui kiri on adressaadile võõras ja see on ärilistel eesmärkidel, võivad emotikonid adressaadile tundma õppida. Kolleegidele adresseeritud mitteametlikes kirjades ei ole emotikonid keelatud. Kuid kui kirjas on teave selle kohta, et teie ettevõtte tegevjuht võib ühel päeval vajada, mõelge, kas soovite, et naeratas sulgudes silma kinni püüda?
KUIDAS EI LUBA NEGATIIVSED EMOTSIOONID KIRJADE TONI TÕHUSTAMISEKS?
Kui olete mõnega rahul, kuid ei taha hävitada suhteid negatiivsete emotsioonide ilmnemise süüdlasega, kuid kavatsete koos temaga konstruktiivset dialoogi, ärge saatke kiri kohe. Lugege teksti kolleegile, kes pole konfliktis osalenud, või saatke see hiljem, kui saate kirjutada kirja neutraalse helitugevusega.
MILLES KASUTAJAD TEIE KIRJUTAMISEKS?
Kirjas peaks alati olema teema. See annab olekuteate ja aitab sageli sattuda rämpspostiks. Teema peaks olema lühike ja suutlik suunata teid või adressaadiga koostöö tegemise teemat. Näiteks kui te kohtusite kliendiga konverentsil, foorumil või näitustel, on loogiline eeldada, et tema kastis on palju kirju teemaga "pakkumine" või "koostöö". Seetõttu tuletage talle meelde oma nime või ettevõtte nime. Ja kui te olete juba ammu teada andnud, siis kirja teema näitab meeskonnatöö või kirjavahetuse teemat: "küsimus ...", "kommenteerida ..."
Kas on oluline minna ametlikust keeltest mittekohustuslikeks?
Kui olete saanud kirja, mis on kirjutatud range äritooni järgi, siis peate vastama sellele samal viisil. Ärge hoidke seda ärikirja kirjutamise reeglit mitte.
Kogemus näitab, et üleminek ametlikust keeltest mitteametlikule äriühiskonnas toob sageli kaasa ebaefektiivse suhtluse. Teil on keeruline arutada äritegevust ja julgustada partnereid täitma oma kohustusi, kui teie suhtlemine nendega on muutunud sõbralikuks. Ametlik keel aitab kaugust hoida ja probleeme tõhusalt lahendada. Ametlik stiil aitab kõigepealt õigesti oma avaldustes, mis annab parema tulemuse.
Kas aadressi pidevaks saamiseks saatke vastus kiirelt?
Selle asemel, et kirjutada teema "kiirelt" või "kiiresti", on parem kirja tekstis täpselt täpsustada ajakava, milles soovite vastust saada. Näiteks: "Ma palun teil vastata kuni sellise kuupäevani" või "Kallisin paluda teil oma otsusest teavitada hiljemalt sellel kuupäeval. Ärge üritage protsessi kiirendada, öeldes adressaadile, et vastus eeldatakse: "Ma loodan teie nõusolekut" või "Palun vastata jaatavalt." Andke isikule võimalus ise mõelda.
Igal juhul kasutab ta olulist tähtsust?
Seda tööriista tuleks kasutada ainult juhul, kui kirjas toodud juhtum on tõesti kiire ja tähtis mitte ainult teie jaoks, vaid ka teie adressaadile. Kas te arvate, et kõik juhtumid on sellised? Märgi kõik oma Interneti-tähed punaste lippudega ja hüüumärkidega - vale. Pidage meeles kummituse ja hundi muinasjutt: kui sul on tõesti vaja kiri, mida kohe lugeda, ignoreeritakse.
KUIDAS õigesti kirjutada kirja, milles sisaldub viga?
Kui olete kohustatud midagi keelduma, ärge käivitage sõnumit tõrketeatega. Lühidalt kirjeldage oma otsuse põhjuseid ja selgitage, et teatud asjaoludel on võimalik asja juurde pöörduda. Täname teid huvitava huvi eest, väljendame kahetsust selle juhtumi tulemuse üle ja lõpetame kirja positiivsel märkusel, näiteks "Soovin edu".
Mida teha, kui kiri on liiga pikk?
Teksti ülesehitus, jagage see peatükkideks, lõikudeks, lõikudeks - muidu on pika sõnumit raske mõista. Kui informatsiooni annab üks pidev tükk, siis teisel real hakkab inimene huvi kaotama. Suurte Interneti-tähtede koostamise ideaalne lahendus näib selline: üks mõte on üks lõik. Samuti on oluline vältida keerukaid lauseid ja hägusaid fraase. Teie kirja kiireks vastamiseks peaks inimene olema võimeline alates esimesest hetkest mõistma, mida nad tõesti teda soovivad.
KUIDAS PAREM VÕIMALDADA?
Kirja vastusele piisab, kui märkida lõpuks oma nimi ja perekonnanimi. Kui teete kirjavahetust, siis märkige lisaks teie positsioon ja kontakttelefoninumber. Kasutades kirja alguses apellatsioonkaebust "Kallis ...", ärge lõpetage see fraasiga "Lugupidamisega". Kirjutage: "Parimate soovidega" või "Lugupidavalt Teiega". Saate saata mitut tüüpi allkirju ja neid olenevalt olukorrast kasutada.
VÄLISÕNALISELE.
• Uurimisühingu Radicati Group sõnul saadetakse igal päeval maailmas üle 183 miljardit interneti-kirju, st rohkem kui 2 miljonit tähte sekundis.
• Kaspersky Lab, tuntud rämpspostisüsteemide tootja, arvas, et 80% kõigist päevas saadetud kirjadest on rämpspost.
• Gallup Media'i agentuuri Mail.ru-i postiteenuse 70 miljoni registreeritud kasutaja järgi kinnitab iga päev umbes 8 miljonit oma postkasti.
• Enamik rämpsposti saadetakse USA-st, Venemaalt ja Poolast.
• Kõige sagedasemad volitamata reklaami teemad, mis saadetakse posti teel, on ravimid ja tuttavad.